De werkomgeving die zich aanpast aan jouw branche. Niet andersom.

Dossiersoftware voor zaken, klanten en projecten

Dossiers slingeren bij de meeste organisaties verspreid over Drive-mappen, mailboxen en kasten. Dossiersoftware brengt het bij elkaar: documenten, correspondentie, termijnen en notities op één klant- of zaakpagina. Voor advocaten, notarissen, mediators en zorgpraktijken is dat dé operationele basis.

inlyn voegt structuur toe zonder rigide te worden. Je definieert per type dossier welke velden, documenten en stappen erbij horen - een arbeidsgeschil-zaak heeft andere kenmerken dan een echtscheiding, een fysio-dossier andere dan een psycholoog-dossier. Aanpasbaar in een paar minuten, niet via een consultant.

Wat dit voor jouw werk betekent

Twee soorten tijd

De uren die jij besteedt en de datum die iemand anders bepaalt staan apart. Die tweede is de gevaarlijke.

Review als eigen stand

Werk dat bij een collega of klant ligt valt niet tussen open en afgerond in.

Retainer als getal

Uren per maand, tarief en cyclus vastgelegd, zodat de vraag of het uit kan niet pas aan het eind van het kwartaal komt.

• Dossier per klant, zaak of project
• Documenten met versiebeheer en metadata
• Termijnen met automatische herinneringen
• Correspondentie automatisch in het dossier
• Veilig delen met cliënt via portaal

Praktijkvoorbeeld: je opent een dossier en ziet: 12 documenten, laatste mail 2 dagen geleden, termijn over 5 dagen, taak voor jou: concept-brief afronden. Niets in een Drive-map gezocht.

Wat dossiersoftware oplost

Het grootste risico bij verspreide dossiers is dat een termijn gemist wordt of een document zoek raakt. Voor advocatenkantoren betekent dat aansprakelijkheid. Voor zorginstellingen betekent dat compliance-issues. Dossiersoftware met deadline-tracking en audit trail neemt dat risico weg.

inlyn houdt automatisch bij wie wanneer welk document heeft toegevoegd of aangepast. Voor cliënten die later in een procedure zitten is die geschiedenis goud waard: je kunt aantonen dat een stuk op tijd is binnengekomen, dat een herinnering is verstuurd, dat een afspraak is bevestigd. Compliance bij ontwerp, niet als bijzaak.

Veelgestelde vragen over dossierbeheer-software

Kan ik een externe deadline apart bijhouden?

Ja. Naast je eigen planning heeft een dossier een externe deadline, want een termijn of zitting verschuift niet mee als jouw week vol loopt.

Wat gebeurt er met werk dat bij iemand anders ligt?

Review is een eigen status. Werk dat ter beoordeling ligt is niet af en ook niet meer van jou, en dat blijft zo zichtbaar.

Kan ik dossiers ordenen op soort en urgentie?

Ja. Dossiernummer, zaaktype en prioriteit zijn velden waarop je kunt filteren en sorteren, en de kolommen kies je per gebruiker zelf.

Kan ik vaste afspraken met een klant vastleggen?

Ja, als retainer met uren per maand, uurtarief en facturatiecyclus. Of je binnen de afgesproken uren blijft is daarmee een getal.

Deadlines van buiten, en werk dat op review wacht

Een dossier heeft twee soorten tijd. De tijd die jij eraan besteedt, en de datum die iemand anders bepaalt: een termijn, een zitting, een aanslag. Die tweede is de gevaarlijke, want die verschuift niet mee als jouw week vol loopt.

Daarom heeft een dossier in inlyn een eigen externe deadline naast de gewone planning, plus een dossiernummer, een zaaktype en een prioriteit. De status volgt hoe het werk echt loopt: open, in behandeling, review, afgerond, gearchiveerd. Review is daarbij een eigen stand en geen bijzaak, want werk dat bij een ander ligt is niet af en ook niet meer van jou.

Loopt er een vaste afspraak onder, dan leg je die als retainer vast met uren per maand, uurtarief en facturatiecyclus. Zo is de vraag of je binnen de afgesproken uren blijft een getal in plaats van een gevoel aan het eind van het kwartaal.

• Externe deadline apart van je eigen planning
• Statussen die het echte verloop volgen, met review als eigen stand
• Dossiernummer, zaaktype en prioriteit als velden waarop je kunt filteren
• Retainers met uren per maand, tarief en facturatiecyclus